檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄，它全面、客觀地反映了各個(gè)不同歷史時(shí)期、不同背景條件下發(fā)生的重大事件、重要人物及重要工作，是歷史的客觀真實(shí)反映。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案工作在新時(shí)期也面臨著新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)，因此，根據(jù)新時(shí)期的要求，準(zhǔn)確把握檔案工作的特點(diǎn)，使檔案管理達(dá)到現(xiàn)代化，是目前檔案工作的重要任務(wù)。為此，我們有必要對(duì)當(dāng)前檔案工作中存在的問(wèn)題加以梳理，并提出有利于檔案現(xiàn)代化的措施。

1、目前檔案管理中存在的問(wèn)題目前我國(guó)檔案管理工作的水平普遍較低，主要存在以下問(wèn)題：

1.1對(duì)檔案管理工作的重要性普遍認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。

長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分地區(qū)和部門(mén)普遍對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是保管事務(wù)性工作，不是部門(mén)的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。

同時(shí)，檔案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象較為普遍，不能集中精力做好檔案管理工作。

1.2.檔案專業(yè)人才匱乏。目前我國(guó)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)發(fā)表展的要求相距甚遠(yuǎn)，主要表現(xiàn)為檔案專業(yè)人員較少、專業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)面較窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力低等。許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

1.3檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館，普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)為：檔號(hào)不規(guī)范；案卷標(biāo)題不規(guī)范；大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。這些問(wèn)題的存在，嚴(yán)重阻礙著檔案工作的現(xiàn)代化。

1.4檔案管理制度不健全。目前，許多地區(qū)和部門(mén)不重視檔案管理這項(xiàng)工作，使得檔案資料收集的內(nèi)容、整理的范圍、分類的標(biāo)準(zhǔn)、移交手續(xù)、查詢登記等都沒(méi)有制定嚴(yán)格的管理制度，全憑管理人員的隨意性來(lái)完成。雖然一些地區(qū)和部門(mén)按照有關(guān)要求制定了適用于本地區(qū)本部門(mén)的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施。

1.5檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方式。目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求多不求精的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

1.6信息開(kāi)發(fā)和編研工作上有誤區(qū)。一些檔案部門(mén)為達(dá)標(biāo)升級(jí)、應(yīng)付檢查，隨便選幾個(gè)題，人人都來(lái)編研，使編研產(chǎn)品層次低、質(zhì)量差、實(shí)用性不大。有的選題雖好，但因編研時(shí)間過(guò)長(zhǎng)失去了時(shí)效性而影響了作用的發(fā)揮。

綜上所述，檔案工作面臨深刻的變化，這些問(wèn)題的出現(xiàn)既是我國(guó)現(xiàn)代體制出現(xiàn)的一種轉(zhuǎn)折，也是科技不斷發(fā)展的必然。因此，我們必須正視現(xiàn)實(shí)，應(yīng)對(duì)形勢(shì)的要求，改進(jìn)檔案管理的方法，使檔案工作更具現(xiàn)代化。

2、提高檔案管理水平的措施

檔案的根本目的在于利用，因此，只有提高檔案工作的管理水平，才能為各地區(qū)、各部門(mén)的建設(shè)和發(fā)展提供更加快捷的服務(wù)。

2.1提高認(rèn)識(shí)，加大對(duì)檔案工作的投入。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。各級(jí)部門(mén)應(yīng)高度重視檔案管理工作的重要性，將其納入到議事日程。建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。同時(shí)，加強(qiáng)有關(guān)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步明確檔案工作是各部門(mén)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。要舍得投入，檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排。特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算。

2.2加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案人員的專業(yè)技能和素質(zhì)。檔案管理者的職責(zé)就是維護(hù)檔案的完整與安全，做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞是指對(duì)檔案保管的完好無(wú)損，不致因各種不利因素而使檔案損壞；不丟指要保證檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使其遺失或被竊；不散是指檔案保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便；不亂，就是要求檔案保管整齊規(guī)范，有據(jù)可循、有目可查。檔案管理者在工作之余必須加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高檔案方面的理論修養(yǎng)，充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，增強(qiáng)檔案管理工作的責(zé)任心和法制觀念。同時(shí)，扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育，提高現(xiàn)有人員的素質(zhì)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

2.3建立健全檔案管理制度。首先，必須從思想上深刻認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到將有價(jià)值的資料有序地分類歸檔、編號(hào)保存，有利于工作的連續(xù)性，有利于對(duì)既往資料的考證、利用。檔案室要建立完善的規(guī)章制度，減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。其次，要建立有效的激勵(lì)機(jī)制，將檔案建設(shè)作為檔案員的年度考核內(nèi)容之一，以激勵(lì)他們的工作熱情，促進(jìn)檔案事業(yè)的完善與發(fā)展。

2.4建立有效的激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變檔案部門(mén)存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象。積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力，開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面，再上一個(gè)新的臺(tái)階。

2.5實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。在信息飛速發(fā)展的今天，檔案管理現(xiàn)代化已成為不容置疑的事實(shí)，作為新時(shí)代的檔案管理者，必須具備超前的意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本知識(shí)，學(xué)會(huì)建立各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)的工作力度。同時(shí)，借助于錄放機(jī)、監(jiān)視器、多媒體電腦技術(shù)等手段，使檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中快捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。